Tips voor schoolreisbegeleiders

Speciaal voor iedereen die als begeleider meegaat op buitenlandse schoolreis delen wij graag vanuit onze jarenlange ervaring enkele ‘schoolreis-survivaltips’.

Wil je een schoolreis naar het buitenland organiseren waarin alles tot in de puntjes is geregeld? Neem dan contact op met ons. Door onze jarenlange ervaring in groepsreizen kan jullie school met Omnitravel wijs op schoolreis!

Heb jij een gouden schoolreistip die je graag wil delen met andere begeleiders? Klik hier.

Maak een oriëntatiebezoek

Hoe weet je zeker dat de bestemming iets voor je leerlingen is? Ga op ontdekking!

Op die manier kan je ter plekke een beeld vormen van de mogelijkheden en direct bepalen of die beantwoorden aan de doelstellingen van je schoolreis. Je krijgt een idee van de reistijd, accommodatie, tijdsduur die nodig is om de bezienswaardigheden te bezoeken, mogelijkheden om te lunchen, verzamelpunten ….  Zo wordt het een stuk gemakkelijker om je keuze te bepalen en de groep ter plaatse te begeleiden.

Geen tijd om het land of de stad op voorhand te ontdekken? Ons schoolreisteam gaat ver voor jou, en dat mag je letterlijk nemen. Wij zochten ter plaatse de trekpleisters uit die jij met je groep kunt beleven!

Schoolreis Oriëntatiebezoek | Schoolreizen Omnitravel

Probeer kosten te drukken

Boek je reis op tijd! Dat scheelt in de kostprijs van vervoer, accommodatie en excursies. Wil je niet langer wachten? Vraag hier direct een offerte aan!

Maak goede afspraken met de leerlingen tot wanneer ze al dan niet kosteloos kunnen annuleren, zodat de andere deelnemers hiervan financieel geen nadeel ondervinden.

Wist je trouwens dat er voor meerdaagse schoolreizen een tegemoetkoming kan bekomen worden via de ziekenbond? Raad de leerlingen aan hen hierover verder te informeren.

Andere tips voor budgetvriendelijke schoolreizen:

  • Reis buiten de drukke periodes.
  • Verkrijg korting bij hotels of bezienswaardigheden via bepaalde documenten. Bereid enkele officiële deelnemerslijsten voor (met briefhoofd van de school ondertekend en gestempeld door de directie) en vergeet de studenten- of lerarenkaarten niet! Omnitravel adviseert je hierbij graag.
  • Zamel geld in voor de schoolreis via een quizavond, schoolfuif of sponsoractie.
  • Kies bij een lange busreis voor een nachtbus. Je spaart er één of zelfs twee overnachtingen mee uit.
  • Doe hier inspiratie op over onze dichtbij-bestemmingen, vaak budgetknallers.
Schoolreis Kosten | Schoolreizen Omnitravel

Organiseer niet in je eentje

Probeer je schoolreis samen met anderen te organiseren, betrek je leerlingen en doe beroep op specialisten.

Begin de reis al binnen de schoolmuren en laat de leerlingen actief meedenken. Maak van leerlingen organisatoren of gidsen. Via een enthousiaste voorbereiding steken leerlingen immers zoveel meer op!

Schoolreis Organiseren | Schoolreizen Omnitravel

Kies op groepsmaat

Ga voor een accommodatie en een vervoerswijze die bij je groep past.

  • Omdat hostels of jeugdherbergen meestal erg budgetvriendelijk zijn, verkiezen nogal wat scholen deze accommodatie om te overnachten. Deze verblijfsvorm is aantrekkelijk omdat er een ongedwongen sfeer heerst en er meestal ook andere jongeren uit verschillende landen logeren. Dit is een leuke, ontspannen manier om kennis te maken met een internationaal publiek. De kamers beschikken meestal over meerdere bedden. Het sanitair is ofwel op de gang, ofwel in de kamer zelf. Sommige hostels hebben een beperkt aantal eenpersoonskamers en vragen een meerprijs voor onbeslapen bedden binnen één kamer.
  • Indien je groep meer belang hecht aan comfort, een goede nachtrust en sanitair op de kamers, zoeken wij een geschikt hotel binnen jullie budget.
  • Mocht je bereid zijn om buiten het centrum van een stad te verblijven, zijn bungalowparken of campings ook een leuk alternatief. Vaak beschikken ze over aangepaste faciliteiten die jongeren aanspreken (zwembad, speelruimte, disco). Zo krijgen de leerlingen wat meer bewegingsvrijheid op de site zelf, zonder dat je jou als begeleider zorgen hoeft te maken.

 

De ene groep wil zo snel mogelijk op de bestemming aankomen, de andere groep wil er graag zo goedkoop mogelijk naartoe reizen. Houd bij het kiezen van jullie vervoer rekening met jullie budget, de groepsgrootte, de snelheid van de transportwijze, de flexibiliteit die je wenst op de bestemming en de duurzaamheid.

  • Veel scholen kiezen voor hun groepsreis nog steeds voor de autocar. Dit is een veilig en vaak voordelig vervoersmiddel.
  • Vliegensvlug naar jullie bestemming? Wij werken hiervoor samen met de klassieke luchtvaartmaatschappijen.
  • Reizen met de trein is dan weer aangenaam, duurzaam en comfortabel en biedt bovendien bewegingsvrijheid tijdens het reizen. 
Schoolreis Accommodatie | Schoolreizen Omnitravel

Veiligheid voorop

Doe beroep op een professionele dienstverlening en boek je schoolreis bij een reisbureau dat hierin onderlegd is.

  • Bij Omnitravel kan je rekenen op een hecht team met een grote portie organisatieskills en wereldkennis.
  • Bovendien zijn wij als reisbureau aangesloten bij GFG®, waardoor wij in het geval van financieel onvermogen, verplichtingen jegens de reiziger dienen na te komen.
  • Gaan jullie op pad met een bus? Het is belangrijk om hiervoor beroep te doen op een busmaatschappij die gespecialiseerd is in buitenlandse schoolreizen met jongeren. Bij Omnitravel screenen wij zorgvuldig onze vervoersmaatschappijen aan de hand van bepaalde criteria. Onze busleveranciers hebben een ontegensprekelijke reputatie van degelijkheid, comfort en veiligheid en voldoen op alle gebied aan de normen opgelegd door de beroepsfederaties en de overheid. Bovendien krijgt elke bestuurder het telefoonnummer van de coördinator en houdt hij tijdens de reis rekening met de wettelijke rij- en rusttijden.
  • Maak afspraken over hoe de communicatie verloopt in noodgevallen en deel met de leerlingen vooraf bepaalde telefoonnummers of adressen.
  • Registreer jullie groepsreis via Travellers Online. Zo kan de FOD Buitenlandse Zaken jullie contacteren bij een gewijzigde situatie in jullie reisland.
  • Pols tijdig naar de allergieën en dieetwensen van de deelnemers, deel deze aan ons mee zodat wij alle partijen hiervan kunnen verwittigen.
  • Beperk diefstal door de deelnemers aan te raden waardevolle voorwerpen thuis te laten.
  • And last but not least … tel op de bestemming altijd koppen voor jullie zich verplaatsen. Ervaring leert ons dat dit jullie een paar grijze haren kan besparen!
Schoolreis Veiligheid | Schoolreizen Omnitravel

Afwisseling is troef

‘Afwisseling is het wezen van vermaak’ (Aphra Behn). Een gevarieerd programma is essentieel voor een succesvolle reis.

Een divers reisprogramma met ingebouwde rustmomenten en vrije tijd versterken de beleving van de bestemming.

Ervaring leert ons dat naast de culturele activiteiten, momenten in de natuur en impactvolle ervaringen hoogtepunten van schoolreizen kunnen zijn.

Bij genoeg variatie is elke activiteit dé activiteit om naar uit te kijken. Wij helpen je graag op weg met ons advies op maat.

Inspiratie nodig omtrent out-of-the-box-mogelijkheden? Klik hier.

Schoolreis Programma | Schoolreizen Omnitravel

Verzekerd op reis

Hoe goed je als begeleider ook bent voorbereid, het risico op een ongeval of tegenslag kan je nooit volledig uitsluiten.

Daarom is het altijd interessant om je deelnemers een annulatie- en bijstandsverzekering aan te raden.

Omnitravel biedt samen met Protections (een product van Touring) een voordelige schoolreisverzekering aan. Klik hier voor de voorwaarden.

Een verzekering geeft je, naast de vele voordelen, de gemoedsrust die je als reisbegeleider nodig hebt om je ten volle op de groep te concentreren!  

Schoolreis Reisverzekering | Schoolreizen Omnitravel

Gedocumenteerd, op problemen geanticipeerd

Zorg ervoor dat je leerlingen over de noodzakelijke reisformaliteiten beschikken.

  • Deelnemers met een Belgische nationaliteit kunnen via deze link nagaan wat de benodigde reisdocumenten zijn voor een bepaalde bestemming. 
  • Deelnemers met een andere dan de Belgische nationaliteit, moeten zich grondig informeren bij hun ambassade. Omnitravel helpt je graag verder met de contactgegevens.
  • Wij raden jou als begeleider aan om nooit verantwoordelijkheid op te nemen tegenover deelnemers met een buitenlandse nationaliteit omdat je als leerkracht geen inzage hebt in de verblijfsstatus van de leerling.


Inventariseer vooraf goed welke papieren en verblijfsvergunningen nodig zijn bij grensovergangen.
Bereid de leerlingen voor op scherpe controles.

  • Een reistoelating voor minderjarigen kan ook handig zijn. Dit is een document waarop een ouder toelating geeft aan zijn minderjarig kind om naar het buitenland te reizen. Klik hier voor het in te vullen document.
  • Een Europese ziekteverzekeringskaart (EZVK) bewijst in het buitenland dat de deelnemer in België in orde is met de wettelijke ziekteverzekering. Zo kan de deelnemer in het buitenland terugbetaling voor dringende of noodzakelijke medische zorg krijgen. Een EZVK aanvragen, kan via de ziekenbond. Raad de groep aan dit tijdig te doen, ten laatste drie weken voor vertrek!


Voor dagelijks geactualiseerde informatie over een bepaald land, verwijzen wij u graag door naar de
website van Diplomatie Belgium.

Het verdient eveneens aanbeveling het advies van de lokale autoriteiten tijdens de reis strikt op te volgen.

Schoolreis Reisdocumenten | Schoolreizen Omnitravel

Ik ga op reis en ik neem mee …

  • Bagagelabels. Maak de bagage van de groep herkenbaar met de bagagelabels van Omnitravel die jullie samen met jullie vertrekdossier meekrijgen.
  • Persoonlijke apotheek. Adviseer de leerlingen om bepaalde basismedicatie in kleine hoeveelheden mee te nemen.
  • Kopie van de identiteitspapieren. Altijd handig bij leerlingen die hun reisdocumenten verliezen.
  • Oh, en het belangrijkste … vergeet natuurlijk jezelf en je goede humeur niet mee te nemen!
Schoolreis Checklist | Schoolreizen Omnitravel

Zorg dat de busrit nét ietsje sneller gaat

Een boeiend verhaal motiveert de leerlingen om zich te verdiepen in de geschiedenis en cultuur van een land of stad.

Wat dacht je van een leuke film tijdens de busrit zodat de reisomgeving al op voorhand tot leven komt?

Deze Europese steden spelen een hoofdrol in een lange lijst films en nemen je virtueel mee op reis:

  • Parijs: de smakelijke film Ratatouille (2007) of Le Fabuleux Destin d’Amélie Poulain (2001) dat zich afspeelt in Montmartre.
  • Londen: van het Britse parlement tot 221b Baker Street, Sherlock Holmes (2009) neemt de kijkers mee naar het London van eind negentiende eeuw.
  • Praag: sprookjes en bedrog in The Brothers Grimm (2005), dat in Praag en omgeving werd gefilmd.
  • Venetië: een achtervolging per speedboot door het Giudecca-kanaal in Casino Royale (2009) of romantiek met Heath Ledger in Casanova (2005).
  • Ook leuk voor onderweg: een leuke afspeellijst of een spel voor op de bus.
Schoolreis Venetië | Schoolreizen Omnitravel

Communicatie is cruciaal

Communicatie tussen leerkrachten, chauffeurs en leerlingen is cruciaal voor het slagen van jullie schoolreis. In goed overleg is een chauffeur tot veel bereid.

Maak met alle leerlingen een WhatsAppgroep aan om op de bestemming gemakkelijk met iedereen in contact te blijven.

Doe dit vroeg genoeg, zo begint de voorpret beduidend eerder dan de allerleukste reis van het jaar! Bovendien is het ook leuk om achteraf foto’s te delen.

Ook de thuisblijvers genieten graag mee. Ideaal hiervoor zijn applicaties zoals Polarsteps of Journi Blog. Zo krijgen de geïnteresseerden op een toffe manier een beeld van wat jullie allemaal meemaken. Bovendien kan je met de foto’s achteraf een album maken.  

Schoolreis Communicatie | Schoolreizen Omnitravel

Draag bij aan een duurzame wereld

Het product dat Omnitravel aanbiedt is ‘de wereld’. We willen hiervoor zorg dragen zodat onze schoolgroepen van dit uitzonderlijke product kunnen blijven genieten.

  • Respecteer de andere gewoontes van jullie schoolreisbestemming. Of het nu gaat om een andere geschiedenis, godsdienst, architectuur, kleding, eten, muziek of communicatiegewoonten. Wanneer de groep zich probeert aan te passen aan de gewoonten en gebruiken van een land, draagt dit bij aan de unieke reiservaring!
  • Probeer het gebruik van plastic flesjes te vermijden. Raad de leerlingen aan een hervulbare fles mee te nemen op reis.
  • Bespaar op watergebruik en elektriciteit, adviseer de leerlingen niet te lang te douchen en de lichten te doven bij het verlaten van de kamer.
  • Kies voor milieuvriendelijke activiteiten, wij kunnen hierbij helpen en hierin adviseren.
Schoolreis Duurzaamheid | Schoolreizen Omnitravel

Openbaar vervoer zonder beroer

Het verkeer wordt drukker en drukker. Wij raden aan zoveel mogelijk gebruik te maken van het openbaar vervoer in de stadscentra om het vlotte verloop van je programma te garanderen.

  • Bewaar als begeleider de vervoersbewijzen en deel deze uit voor het nemen van het openbaar vervoer.
  • Laat de groep rustig instappen en probeer met de hele groep samen te blijven. Bespreek van tevoren waar er op elkaar gewacht moet worden.
Schoolreis Openbaar Vervoer | Schoolreizen Omnitravel

Blik terug

Zit de schoolreis erop en was het een succes? Of zijn er toch dingen die je volgende keer graag anders zou willen?

Om hier achter te komen is het zinvol om na afloop met de leerkrachten samen te komen voor een evaluatie.

Zijn er actiepunten? Zet deze dan even op een rijtje. Vergeet ook niet de succesfactoren, deze zijn minstens zo belangrijk.

Wil je gepersonaliseerde ideeën opdoen over een andere schoolreis? Je bent welkom op ons kantoor of wij komen naar je toe.

Schoolreis Evaluatie | Schoolreizen Omnitravel